Custodia documental
Recibimos, identificamos y conservamos su archivo en una bodega propia de 1.000 m², adecuada para la operación documental.
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ITCon Gestión Documental
Su archivo protegido, organizado y disponible.
Ayudamos a constructoras y PYMES de Bogotá a liberar espacio, ordenar su documentación y consultarla sin tener que mantener una bodega o un equipo archivístico propio.
Liberar espaciosin perder acceso a la información.
Encontrar documentoscon inventario y ubicación controlados.
Administrar el ciclocon autorizaciones y trazabilidad.
Servicios documentales
Una solución ajustada al estado real de su archivo.
No todas las empresas necesitan lo mismo. El alcance puede combinar custodia, intervención técnica, personal en sitio y digitalización.
Operación documental en sitio
Asignamos personal especializado para organizar y administrar el archivo dentro de las instalaciones del cliente.
Organización de archivos
Estructuramos inventarios y unidades documentales para facilitar su ubicación, consulta y administración.
Digitalización
Digitalizamos documentos específicos o conjuntos definidos de acuerdo con la necesidad y el alcance del proyecto.
Tablas de retención
Apoyamos la definición de tiempos de conservación y disposición para administrar el ciclo de la documentación.
Consulta y recuperación
Registramos solicitudes, préstamos y devoluciones para mantener trazabilidad sobre cada movimiento.
Experiencia con constructoras
Conocemos archivos que crecen por proyectos, obras y periodos.
El 60% de nuestros clientes pertenece al sector de la construcción. Esa experiencia nos permite entender operaciones con documentación distribuida, cierres de proyecto, cambios de sede y necesidades de consulta posteriores.
El alcance y los tipos documentales se definen con cada cliente; ITCon no presume que todos los proyectos requieren el mismo tratamiento.
Organización por proyecto, periodo o criterio acordado.
Traslado de archivos que ya no necesitan permanecer en oficinas.
Consulta posterior sin ocupar áreas productivas.
Cómo trabajamos
Control desde la evaluación hasta cada consulta.
01
Entender
Revisamos volumen, estado, ubicación, frecuencia de consulta y necesidades del archivo.
02
Definir
Acordamos alcance, inventario, responsables, niveles de servicio y controles.
03
Recibir y organizar
Trasladamos o intervenimos la documentación siguiendo el procedimiento aprobado.
04
Custodiar y atender
Controlamos ubicaciones, movimientos, consultas, préstamos y devoluciones.
05
Revisar
Apoyamos decisiones autorizadas sobre conservación, digitalización o disposición documental.
Infraestructura y control
La custodia se respalda con controles verificables.
Nuestra bodega propia está ubicada en el sector industrial de Cota. Antes de publicar afirmaciones normativas o certificaciones específicas, documentamos el alcance y la evidencia de cada control.
Bodega propia de 1.000 m² en Cota.
Cámaras, sistema de alarma y control de ingreso
Detección o extinción de incendios
Control de humedad, filtraciones y plagas
Estantería especializada para archivo
Inventario y ubicación individual de cajas
Registro de préstamos, consultas y devoluciones
Autorización previa para retiros o eliminaciones
Transporte propio o controlado por ITCon
Plan de emergencias y continuidad
Póliza aplicable a la operación
Tecnología aplicada al servicio
Más control para tomar decisiones sobre el archivo.
Nuestro WMS de uso interno registra inventarios, ubicaciones y movimientos. Esta información permite administrar mejor la operación y preparar sugerencias periódicas sobre documentación que podría revisarse para eliminación segura, siempre bajo autorización previa del cliente.
También estamos desarrollando un DMS que conectará progresivamente el archivo físico con un repositorio digital. En el futuro permitirá solicitar digitalizaciones, custodiar archivos digitales y habilitar extracción de información mediante OCR e interacción asistida por IA. Estas funciones se comunicarán como disponibles solamente después de completar su desarrollo y validación.
Dos modalidades complementarias
Custodia externa o gestión dentro de sus instalaciones.
ITCon puede recibir el archivo en su bodega o asignar personal especializado para operar el archivo interno del cliente. También podemos combinar ambas modalidades cuando una parte de la documentación necesita permanecer disponible en sitio.
Definir la modalidad adecuadaPreguntas frecuentes
Lo esencial antes de trasladar o intervenir su archivo.
¿Debo trasladar todo mi archivo?
No necesariamente. El alcance puede definirse por sede, proyecto, periodo, tipo documental o necesidad de consulta.
¿Puedo solicitar documentos después de enviarlos a custodia?
Sí. Las consultas, préstamos y devoluciones se registran para mantener trazabilidad sobre cada movimiento.
¿ITCon puede administrar el archivo dentro de mi empresa?
Sí. La operación documental en sitio asigna personal especializado bajo un alcance y niveles de servicio acordados.
¿Pueden eliminar documentos almacenados?
Una eliminación requiere autorización previa del cliente y debe ejecutarse conforme al procedimiento y criterios definidos.
¿La digitalización exige convertir todo el archivo?
No. Puede realizarse bajo demanda, por proyecto o sobre conjuntos documentales previamente seleccionados.
¿Dónde se encuentra la bodega?
La bodega propia de ITCon está ubicada en el sector industrial de Cota y atiende principalmente empresas de Bogotá.
Evaluación inicial
Cuéntenos cuánto archivo conserva y qué necesita consultar.
Revisaremos su situación actual para definir un alcance proporcional, sin asumir que necesita trasladar o digitalizar toda la documentación.